Función de Excel: ¿cuál es?, ¿para qué sirve?, sintaxis, y mucho más

Función de Excel la tecnología nunca deja de sorprendernos, y es que los avances de los mismos pueden llegar a simplificar la manera en la que convivimos el día a día, hoy hablaremos sobre una grandiosa herramienta que hace mas fácil la tarea de cálculos por medio de un programa sistematizado llamado Microsoft Excel.

Historia del Excel

La compañía fundadora de éste programa es el gigante Microsoft, el cual en 1982 decide crear un programa basado en una hoja de calculo virtual el cual tuvo por nombre principal “Multiplan” pero el mismo perdió popularidad ante su competencia llamada Lotus 1-2-3 de modo que se adaptaba con mucha mas facilidad a los ordenadores de las personas.

Microsoft no se quedó de brazos cruzados y decidió ponerse manos a la obra para realizar un programa que superara al Lotus, por lo que tardo al menos 3 años en desarrollar una versión Beta de Excel pero solo aplicaba para ordenadores Apple Macintosh, la cual fue lanzada en 1985; pero dos años mas tarde sale a la luz el Microsoft Excel 2.0 y el mismo comenzó a generar gran avances de preferencia ante las personas y fue superando el Lotus 1-2-3. (ver: Origen de la Filosofía)

Hay que tener en consideración que Excel no ha sido el primer programa de hoja de calculo lanzado virtualmente, ya que fue Dan Bricklin el primero en hacerlo por medio de su programa llamado VisiCalc, a lo largo de la historia han existido varias versiones de Excel que se han consolidado en diferentes ordenadores ya sea Apple Macintosh o Microsoft Windows, éstas versiones han sido:

  • En ordenadores de Macintosh: En el año 1985 Excel 1.0; En el año 1988 Excel 1.5; En el año 1989 Excel 2.2; En el año 1990 Excel 3.0; En el año 1992 Excel 4.0; En el año 1993 Excel 5.0; En el año 1998 Excel 8.0 (Office ’98); En el año 2000 Excel 9.0 (Office 2001); En el año 2001 Excel 10.0 (Office v. X); En el año 2004 Excel 11.0 (Office 2004); En el año 2005 EXCEL 12.5 (OFFICE 2007 2.5).
  • En ordenadores de Microsoft Windows: En el año 1987 Excel 2.0 for Windows; En el año 1990 Excel 3.0; En el año 1992 Excel 4.0; En el año 1993 Excel 5.0; En el año 1995 Excel 7.0 (Office ’95); En el año 1997 Excel 8.0 (Office ’97); En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000); En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP); En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003); En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
  • Finalmente para versiones del sistema operativo creado por IBM, OS/2: En el Año 1989 Excel 2.2 y en el año 1991 el Excel 3.0.

¿Que es el Excel?

A todas éstas, nos hacemos la pregunta de ¿que es?, básicamente el Excel es un programa el cual está diseñado para trabajar sobre hojas de cálculo virtual de manera que el mismo permite una labor eficiente en distintos trabajos en los que se requiera la formulación contable o financiera de métodos gráficos y formulas para establecer diferenciales avanzados y la misma pertenece a una amplia gama de aplicaciones que ha desarrollado Microsoft bajo el nombre de “Office”. (ver: Función del Corazón)

Usos

Seguramente te estarás preguntando que uso puede tener el programa de Excel en la vida diaria, y algunos de ellos pueden ser los siguientes: por medio de ésta aplicación puedes realizar tablas las cuales se le introducen formulas matemáticas y las mismas te ofrecen el resultado de la ecuación en cuestión de segundos, ya sea basado en matemática de suma, resta, multiplicación, división y potenciación, asimismo, dentro del programa se encuentra pre-instaladas varias formulas las cuales por defecto están configuradas para atender las necesidades mas complejas de las personas.

Función de Excel

Básicamente la función principal del Excel es ahorrar el trabajo de muchas empresas y particulares de sacar cálculos por si mismos, por lo que las funciones mas desarrolladas de esta aplicación son:

Función de suma

Ésta función es de las mas usadas en el programa del Excel, sin duda alguna la suma de factores es lo mas importante a nivel mundial, de modo que el mismo programa se ha adecuado para permitir sumar celdas entre sí tan solo usando el signo (+) entre el medio de ellas o añadiendo un resultado global que puede formularse de la manera: =SUMA(9;A1;A8), a ésta función se le puede añadir otra operación según sea el requerimiento, de modo que si se quiere multiplicar o dividir el resultado de la suma, se formula de la siguiente manera =SUMA(B3:B9)*8, es decir se suman las celdas desde el B3 hasta B9 y luego se multiplica por 8.

Función de preguntas “SI”

La misma sirve de gran utilidad para conocer el resultado de una operación con tan solo la sistemática respuesta del “SI o NO” según sea la función, de modo que se expresa de la siguiente manera para realizarle una pregunta al sistema: =SI(C7=3) el sistema arrojará un SI o NO si el valor de la celda C7 tiene como resultado un 3 y quedaría de la manera =SI(C7=3; NO), entonces ésta celda no tiene su valor como un 3.

Función de Buscar

Ésta función básicamente está relacionada con la verificación de un vector por su resultado final concerniente a un monto estimado en el valor comparativo del vector que aún se desconoce, por lo que un ejemplo de ésto puede ser: =BUSCAR(9;B3:B6;C1;C8) es decir, se busca el valor de 9 dentro de las celdas que comprenden B3 hasta B6 y te ofrece un resultado dentro del intervalo de C1 hasta C8.

Función de BuscarV

Es una opción bastante factible a la hora de encontrar el resultado dentro de una tabla completa de valores, para generar éste resultado se debe aplicar la siguiente formula (ejemplo): =BUSCARV(E2;A1:D4;6;FALSO), con eso se quiere decir que queremos encontrar el valor de E2 en el contenido de las celdas que respectan desde A1 hasta de D4 y 6 es el número de la columna de la cual queremos obtener dicho valor y la palabra FALSO hace referencia a que queremos obtener un valor en específico.

Función de Coincidir

Con esta función básicamente nos resulta mas fácil coincidir un elemento que queremos ubicar dentro de los intervalos de celdas que consideremos necesarios para ello, por lo que se puede formular de la siguiente manera: =COINCIDIR(3;B1:B10;0), de manera resumida tenemos que 3 es el valor que queremos encontrar dentro de las celdas que se encuentran intercaladas entre la B1 hasta la B10, el 0 es el tipo de coincidencia el cual queremos ubicar dentro de la formula.

Por lo que existen 3 tipos de coincidencias que van desde el -1, el 1 y el 0. El 1 te ofrece el valor MAYOR sobre el valor principal en este caso un 3, por lo que te arrojará hasta un resultado igual al 3 pero no mayor a él. En el caso de un 0, se te mostrará el valor EXACTAMENTE IGUAL al que estas buscando, en este caso solo te dará respuesta en caso de haber un 3. Y finalmente está el -1 el cual te ofrece el resultado MENOR al valor que estás buscando, por lo que te ofrece un resultado mayor o igual al que intentas encontrar, en este caso el 3. (ver: Función del Lenguaje)

Función de Elegir

Con ésta función básicamente podrás obtener un valor dependiendo de las listas que añadas para su análisis, como por ejemplo se puede simplificar de la siguiente manera: =ELEGIR(4;C2;C3;C4;C5) de esta manera nos arrojará el cuarto valor en un rango de C2 hasta C5,

Función de Fecha

Con ésta función tenemos la posibilidad de obtener fechas partiendo desde el valor principal del mes, día y año que se quiere encontrar, de manera mas simplificada se tiene que: =FECHA(A1,B2,C4) es por lo que en este ejemplo quiere decir que estamos buscando el día de A1, el mes de B2 y el año de C4.

Función de Excel

Función de Encontrar y EncontrarB

Ésta función funge como buscador de palabras dentro del contexto de intervalos propiamente dichos, por lo que tenemos que: =ENCONTRAR(y el texto que se quiere encontrar;celda la cual se quiere buscar texto), éste texto se tiene que poner entre comillas y seguido de un alfa numérico el cual indicará el número de celda el cual se encuentra el texto, por lo que se puede poner A6.

Función de Indice

El cual nos ofrece un valor referencial conforme el contenido de una celda visto desde una tabla. El resultado se puede obtener escribiendo la formula: =INDICE(celda, número de la fila; y el número de la columna) por lo que nos arrojará un resultado esperado si logramos especificar bien la formula.

Función de Promedio

Específicamente ésta función nos ofrece el promedio o media aritmética de un argumento en específico el cual puede tratarse de algún valor referencial, tomando en cuenta la siguiente formula: =PROMEDIO(argumento; argumento; argumento).

Función Máximo y Mínimo

Ésta función te ofrece la capacidad de resolver una función con resultado amplio, buscando el valor mínimo o máximo del que requieras para el momento, tomando en consideración la enumeración que se encuentren dentro de las celdas propiamente dichas.

Multiplicación en Excel

Excel también nos ofrece una función básica como lo es la multiplicación de productos, por lo que podemos realizarla sistemáticamente en el programa expresado de la manera siguiente: Usamos el asterisco (*) para expresar la intención de querer multiplicar un valor numérico por otro, por lo que tenemos que: =8*2, nos arrojará el resultado de 16.

Asimismo, podemos multiplicar varias celdas desiguales implementando el uso de una formula en específico de manera tal que el sistema nos permite usar hasata 254 números distintos quedando de la manera siguiente:  Por ejemplo, la fórmula =PRODUCTO (A2, A4: A15,12, E8: E3,130, G2, H6: J9) multiplica dos celdas individuales (A2 y G4), dos números (12 y 150) y tres rangos ( A4: A15,12, E8: E3,130, G2, H6: J9).

División en Excel

Para esta ocasión tengamos el ejemplo de que deseamos saber cuántas horas por persona tardó en finalizar un proyecto (horas totales del proyecto). Hay varias maneras de dividir los números, podemos ejemplificarla de la manera siguiente: =8/2, nos dará como resultado un 4.

Resta en Excel

Para la resta es muy simple la formulación de la misma, ya que unicamente se utilizaria el signo menos (-) dentro de la formula para adecuar una resta dentro de la misma, quedando de la siguiente forma: 10-4-3, quedando un resultado de 3. ¿Cómo puede restarse números tomando en consideración las demás celdas? Si por ejemplo queremos restar el valor de varias celdas entre sí, podemos formularlo de la siguiente forma: D4 (supongamos que posee un valor de 24) y E2 (con un valor de 12), por lo que quedaría de la siguiente forma: =D4-E2, arrojando un resultado de 12.

Contar en Excel

Otra de las funciones que nos ofrece este grandioso programa es la de hacer conteos conforme la cantidad de celdas que se encuentren y el valor que se encuentre dentro de las mismas, por lo que podemos obtener la cantidad de entradas dentro de un campo, quedando ejemplificado de ésta manera: =CONTAR(B1:B15) el cual nos sirve para contar valores numéricos dentro de las celdas, dando un ejemplo de que entre las celdas B1 y B15 se encuentren 8 valores numéricos el resultado de la formula nos arrojará un 8.

Sintaxis de las Funciones Excel

Para poder entender mejor lo que significa la sintaxis de una función, es necesario acotar lo que es la definición de una función, por lo que básicamente una función significa una formula predeterminada mediante la cual pueden resultarse varios cálculos tomando en consideración un valor específico el cual se ha acogido bajo el nombre de “argumento” y dan un resultado final.

Entonces podemos decir que la sintaxis de una función se define como aquel orden en el que se ejecuten sus argumentos, por lo que para comenzar una sintaxis primeramente se debe abrir la formula mediante el signo de igual (=) continuando con la función requerida ya sea suma o aquellos anteriormente mencionados. Se puede asignar la función de sintaxis mediante la escritura de la operación o seleccionándola automáticamente desde el panel de herramientas.

¿Cuales son las funciones mas usadas?

Dando un pequeño repaso de lo que comprenden las funciones de Excel, se desprenden varias que son las mas usadas a nivel mundial por los usuarios que se benefician de éste valioso programa, algunas de ellas pueden ser:

  • La Función de Sumar, como bien decíamos anteriormente, es la mas usada actualmente por parte de los usuarios, ya que la misma nos permite sumar cantidades inimaginables de valores los cuales pueden variar de 1 hasta +1000 celdas arrojando un resultado instantáneo.
  • La Función de Sumar.SI.CONJUNTO, se le denomina así a la función sumatoria que permite sumar varios conjuntos y de esta manera poder condicionar la suma por medios de varios intervalos según sea la necesidad del usuario.

  • Función Sumar.SI, a diferencia de la suma en SI.CONJUNTO, ésta ofrece al posibilidad de realizar una suma únicamente con una condición adicional al valor del rango que deseemos sumar.
  • La Función de Contar, como bien mencionamos anteriormente la función de contar se basa principal en poder contar varios números dentro de un rango funcional mediante el cual se pueden unificar varios rangos para dar un resultado global.
  • La Función Contara, es casi análoga a la función de “contar” dado que la única diferencia es que esta función CONTARA, abarca todas y cada una de las celdas que se han de contar, a diferencia de la función “contar” que únicamente toma en cuenta factores numéricos a la hora de realizar la operación.

  • La función de Contar.SI, ésta función nos ofrece una operación sistematizada desde el punto de vista matemático, ya que nos ofrece el calculo de un valor numérico o valor de texto teniendo en consideración una sola condición, tal y como lo permite la SUMA.SI y la operación CONTARA.
  • La Función Desref, ésta una función la cual destaca por su complejidad y es usada por personas que dominan bien el sistema Excel, básicamente consiste en simplificar coordenadas para así tener como resultado un valor exponencial.
  • La Función de Coincidir, como bien dijimos anteriormente, la función consiste básicamente en hacer coincidir un valor dentro de una cadena de rango, por lo que la misma es usada constantemente por los usuarios.

  • La Función de Indice, tiene cierta similitud con la función DESREF, de modo que se otorga un rango para trasladar una intersección de nuevo hacia una fila o columna en específica.
  • Y finalmente la Función BuscarV, señalada anteriormente como aquella que permite ubicar un valor dentro de una cadena de texto tomando en consideración el valor de otra columna que se encuentra dentro de la misma fila, es una de las mas utilizadas pero también una de las mas complejas de usar.

Curiosidades del Excel

Se debe de tener en cuenta que a partir de 1993, el programa Excel fue objeto de una demanda por parte de una empresa la cual sostuvo que tenia un programa similar llamado Excel el cual formaba parte de una entidad financiera y mantenía gran competencia dentro del mercado primario del comercio, por lo tanto Microsoft se vio en la necesidad de cambiar su nombre añadirle la palabra “Microsoft” al titulo para que de ésta manera se llamase Microsoft Excel, pero a través de los años ésto fue quedando en el pasado y finalmente en nuestros días llamamos “Excel” a este programa de calculo.

Asimismo, el programa Excel te ofrece una tecnología avanzada en cuando a la interfaz del mismo con respecto al uso que le puede dar su usuario, de modo que el mismo puede facilitarsele su trabajo con la ingenuidad del programa en recrear hojas de cálculos compuestos por celdas, filas, columnas y demás referencias y formulas que sirven de gran utilidad para el mundo entero.

Por como si fuera poco, el programa Excel se considera como la primera hoja de calculo que le dio la oportunidad al usuario de establecer sus propias fuentes y caracteres, también se ha ido desarrollando a través de los años la inteligencia artificial de modo que el programa automáticamente puede modificar una hoja de calculo conforme a un numero de celdas alineadas con valores internos y ofrecer un resultado al instante.

Cosa que no pasaba anteriormente ya que el usuario debía escribir un comando para que se realizara la acción de modificación en la hoja de calculo propiamente dicha, asimismo, Excel destaca por poseer una gran tecnología gráfica, la cual sirve para las personas en el sentido de poder usar varias aplicaciones al mismo tiempo tomando en cuenta la correspondencia combinada.

Otra de las curiosidades es que desde el momento en el que Microsoft decide unificar en su paquete de “Office” el programa de Excel, el mismo tuvo primeramente que modificar el GUI de aplicaciones para que así se tuviese mejor correspondencia dentro del paquete de oficina interpuesto por Microsoft.

Cabe destacar que desde aproximadamente el año 1993, Excel se ha puesto en marcha para desarrollar una aplicación llamada  Visual Basic para Aplicaciones, la cual consiste en una función auxiliar de Microsoft para un mejor manejo de los programas pertenecientes a la linea de Office, por lo que se caracteriza por poseer una gestión macrofuncional en cuando al lengua y manejo de los mismos, la utilidad del VBA es principalmente mantener un orden automático del manejo de tareas diarias que requieren los usuarios para con sus actividades de comercio o finanzas.

Pero como no todo lo que se desarrolla puede funcionar con completa perfección, tanta automatización del programa VBA trajo consigo la vulnerabilidad de los archivos macros para convertirse en fuentes de virus que no se pudieron combatir con idoneidad, por lo tanto generó graves conflictos en el mundo entero con respecto al sistema automatizado de Microsoft, de ésta manera, se resolvió el problema mediante una opción la cual se adicionó al programa Excel ofreciendo deshabilitar el sistema automatizado de un macro a la hora de abrir un documento de Excel.

¿Cuales son las especificaciones de Excel?

A lo largo de los años, Microsoft ha podido desarrollar con precisión ciertas mejoras para dar en el blanco con las exigencias y requerimientos de las personas, de modo que desde el año 2007 no ha dejado de actualizar el programa exhibiendo de esta manera una “evolución positiva” dentro del mismo, ya que últimamente ha podido ofrecer mejoras por la calidad de sus hojas de calculo añadiendo mas columnas en una misma operación y también ampliando el limite de filas a ¡mas de 1.000.000 de filas!.

Es sin duda una cantidad exorbitante para quien desee tener un enorme archivo compuesto por miles y miles de valores y rangos numéricos, ¿te preguntas cuantas celdas pueden haber conforme a la cantidad de filas existentes? Pues la respuesta es mas de 17 ¡Billones! de celdas que puedes usar como desees para simplificar tu hoja de calculo. Asimismo, se pudo mejorar la cantidad de hojas de calculo que puedes usar dentro del programa, siendo esta la cantidad de 1000 hojas de calculo, o mas, siempre y cuando tengas el suficiente espacio en tu computador para que soporte el peso de la aplicación.

Si estás leyendo este artículo, seguramente te interesará saber cómo quitar la contraseña de excel, para ello podrás encontrar un sencillo y práctico tutorial, haciendo click aquí.

Fallos Técnicos

Claro que por ser una aplicación compleja y basada en miles de algoritmos y formulas sistemáticas, algún error se ha tenido que evidenciar el cual Microsoft no ha podido solventar, y es que el error mas conocido hasta ahora es basar una hoja de calculo que posea una fecha menor al año 1900, ¿la razón? no la sabemos, pero lo que si es cierto es que ni teniendo al versión mas actualizada ni la última Apple Mac del mercado podrás resolverlo, es un fallo que no se ha solventado a raíz de todos estos años.

Asimismo, otro de los problemas que se pueden encontrar dentro de éste programa es el llamado “bug de multiplicación” ya que el mismo se presentó alrededor de septiembre del año 2007 cuando el sistema ofrecía un resultado erróneo en la multiplicación de algunos números en específico, haciendo énfasis en el producto de 850 y 77,1, el cual su producto debe ser 65.535, pero el Excel daba como resultado 100.000, por lo que de este modo si se sumaba un 1 a este resultado te daba 100.001 pero si le restabas el mismo 1 a ésta operación te arrojaba el resultado correcto a la operación principal, que era 65.534.

Microsoft Office

Al lo largo de todo el blog hemos hecho mención varias veces sobre el “Office” pero, ¿que es esto?; para empezar podemos definir el Office como un paquete que está destinado a atender las necesidades de lo que representa labores de una oficina, es decir, cualquier entidad que tenga carácter administrativo y se labore con computadores el manejo de hechos contables y organizativos; por lo tanto Microsoft Office es el paquete de oficina mas grande y demandado del mundo, ya que el mismo contiene las versiones de lo que respecta “Word, Excel, Power Point y Outlook” en sus programas principales.

La historia de éste paquete se dio en 1989 y fue primeramente destinada a computadores Apple, para un año mas tarde fue apto para Windows, la empresa Microsoft empezó a vender estos paquetes tanto de manera conjunta como separados, pero ellos ofrecían a sus clientes para un mejor servicio la venta del paquete completo que traía todos los programas, ya que los mismos decían que la compra de cada programa por individual sería mas costoso.

Con el pasar del tiempo “Office” ha desarrollado complejas programaciones que desde un punto de vista amplio es factible para sus usuarios, ya que el mismo ofrece servicios que constan de mejor inteligencia artificial e interfaz de usuario que comprenden desarrollos y mejoras en el sistema ortográfico hasta softwares para empresas. Actualmente Office es compatible para cualquier sistema operativo ya sea Windows, Mac, iOS y Android.

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