Función de las Secretarias: ¿cuál es?, importancia en el entorno, y más

La función de las secretarias puede ser específica y completa desde el punto de vista laboral, puesto que las mismas se encargan de las cuestiones administrativas que respecten a su superior jerárquico y sirven al mismo para como un auxiliar responsable de organizar sus reuniones laborales. (ver artículo: Función de un Gerente de Finanzas)

función de una secretaria

Función de las Secretarias

Una secretaria puede ser una persona multifuncional que sirve para realizar distintas labores empresariales para facilitar el flujo laboral que pueda tener su patrono en actividades que requiera de mas atención, por lo que los servicios de una secretaria pueden ser variados y acá te los explicaremos mas detalladamente, algunos son:

  • Tiene entre sus funciones, la de recibir correspondencias enviadas a la empresa donde labore, además de organizarla y hacerla llegar al patrono para que pueda leer de que se trata.
  • Recibir llamadas telefónicas que lleguen al teléfono de la empresa así como también los correos electrónicos para que puedan ser respondidos por ella misma o su superior.
  • Es la encargada de coordinar los pagos que se deben hacer por concepto de servicios de proveedores.
  • Es la encargada de realizar procesos administrativos que sean básicos en una empresa.

Y demás aspectos que necesiten de la coordinación de una persona para que no se le escape nada a los jefes, es por ello que el día de hoy conocerás todo lo relacionado con la función de una secretaria, así que continúa leyendo y acompáñanos.

Secretario Ejecutivo

Se definen como secretarios ejecutivos aquellos que sirven de auxiliares administrativos para con personas que mantienen labores netamente ejecutivas, de modo que los mismos se ocupan principalmente de cualquier labor que corresponda con el ejercicio propio de su patrono el cual normalmente es organizar la agenda para determinados actos de presentación, así como preparar todo lo que la persona necesitará para ejercer sus funciones ejecutivas en un determinado lugar, asimismo, es encargado de velar por el correcto funcionamiento de demás departamentos a los que el patrono esté al mando.

  • Está encargado de las llamadas entrantes dirigidas al ejecutivo, por lo que debe responderlas o traspasarlas a su superior, asimismo, está encargado de dejarle recados al ejecutivo en caso de encontrarse ocupado el mismo.
  • Está encargado de recibir a las personas que quieran visitar al ejecutivo.
  • Debe recibir cualquier correspondencia por cualquier medio entre ellos vía telefónica, vía fax, correos electrónicos y más, organizarlos y hacerle entrega a su superior.
  • Presentar memorandos a su ejecutivo para determinar el grado de importancia del mismo.
  • Redactar informes o borradores de todo lo que su ejecutivo le ordene sea necesario para proyectos posteriores.
  • Manejar las redes o programas que use su ejecutivo.
  • Delegar responsabilidades en los trabajadores que se encuentren bajo dependencia del ejecutivo.
  • Encargarse de organizar la orden del día en las distintas reuniones que presente el ejecutivo ante juntas y comités, asimismo debe realizar las actas correspondientes a cada uno de estas reuniones.
  • Realizar exhaustivas búsquedas informativas que sirven de suplemento para las reuniones del ejecutivo.

Secretario Administrativo

Básicamente hablamos de secretario administrativo como aquella persona encargada de velar por el buen procedimiento fundamental para salvaguardar bienes que pertenezcan a la institución a la cual se encuentre adscrito, algunas de las funciones principales del secretario administrativo son:

  • Estar al tanto y supervisar cualquier gestión financiera ante el departamento del Tesoro Nacional.
  • Encargarse de asuntos financieros que tengan que ver por concepto de hipotecas y cargos tributarios de la empresa.
  • Manejar presupuestos preferenciales que mejoren el rendimiento económico de la empresa.
  • Manejar los productos financieros de la empresa e implementar un cuadro mensual de gastos que se adapten el presupuesto de la misma.
  • Velar por los planes de contabilidad que se encuentren formando parte de los activos, pasivos y demás gastos que produzcan el desarrollo de algún proyecto.
  • Supervisar cualquier contratación que haga la empresa, así como los contratos arrendaticios que sirvan de ingreso para la empresa.
  • Estar al tanto en la supervisión de cualquier puesto vacante que se encuentre en la empresa para inmediatamente cubrirlo conforme a un candidato que se haya postulado según sea el potencial laboral que ofrezca cada uno. (ver artículo: Función de un Gerente General)

Secretario de Economía

Un secretario de economía es una persona que pertenece directamente al gabinete ejecutivo de un país, en el encargado de velar por la regulación entre los procedimientos industriales y comerciales que sirvan para las mejoras publicas que se puedan dar en la nación, por lo que hemos resaltado algunas de las funciones mas específicas del mismo, éstas son:

  • Está encargado de coordinar en materia de obras públicas que ayuden al desarrollo económico del país.
  • Se encuentra facultado para supervisar los precios que rigen las empresas privadas para con el producto final de sus empresas para la buena comercialización entre los ciudadanos.
  • Está encargado de fijar acuerdos con el sector de Hacienda en relación a los montos que respectan los impuestos y aranceles que se deben cancelar para procedimientos administrativos e industriales que quieran ejercer los ciudadanos.
  • Velar por las normativas que tengan que ver con la monopolización comercial que pueda afectar la calidad adquisitiva de los ciudadanos por parte de las empresas.
  • Es el encargado de ayudar en el desarrollo económico que parte de la organización comunal y rural.
  • Es el encargado de proporcionar y regir en materia de protección al consumidor final.
  • Establece diversos precios con la ayuda e diversos organismos encargados de la protección financiera de los consumidores en algún artículo que sea de consumo para todas las personas.

Secretario de Gerencia

Éste tipo de secretario participa directamente de la mano de un gerente general de alguna empresa, por lo que tiene funciones muy variadas que sirven para el mejor desarrollo de los proyectos que pueda fijar la gerencia para el mejoramiento de un departamento o empresa completa, algunas de las funciones de un secretario de gerencia son:

  • Está encargado de preparar cualquier documento que halla sido generado directamente por el gerente general de la empresa.
  • Elabora cartas, informes, contratos, documentos de cualquier índole que le ordene el gerente general.
  • Tiene la potestad de convocar a reuniones o sesiones extraordinarias.
  • Tiene la función de llevar a cabo el control de la agenda gerencial al que esté bajo su dependencia.
  • Velar por el correcto funcionamiento de cada departamento empresarial.
  • Esta encargado de hacer convocaciones a los demás departamentos a cada una de las reuniones que se hagan en la empresa.
  • Atienden a los proveedores de servicios.
  • Se encargan de la coordinación de gestiones que tengan que ver con el envío de motorizados gestores.
  • Está facultado para preparar cualquier informe que se le sea solicitado.
  • Debe llevar los controles administrativos de la empresa y organizarlos como un expediente.
  • Prestar apoyo en cualquier otra función siempre y cuando tenga relación con sus conocimientos.

Secretario de Ventas

Entendemos por gerente de ventas como aquella persona capacitada que se encuentra en el deber de patrocinar el producto de una empresa de tal manera que sirva de sustento para toda la nomina y los gastos que provea la empresa misma, por lo que el gerente debe estar capacitado como un líder en la toma de decisiones que puedan ser ejecutadas con éxito, algunas de sus funciones mas específicas pueden ser:

  • Es en el encargado de promover planes y presupuestos en ventas, de modo que debe aumentar la rentabilidad de las acciones empresariales y conocer cuales son los pro y los contra del producto que va a ser comercializado, tomando en consideración la satisfacción que pueda tener la clientela a la que llegue el producto.
  • Debe implementar un margen de ganancias que le sea eficiente para mantener gastos de la empresa, por lo que se debe conocer a la clientela y que monto serían capaces de pagar como máximo por productos.
  • Un gerente de ventas debe establecer metas a largo, mediano y corto plazo, que le sirvan de interés a los empleados para lograrlas y recibir bonos o premios por cumplirlas, como bien podría un gerente de ventas lograr la venta de un producto a millones de personas así como a tan solo miles, todo dependiendo del periodo de tiempo que desee abarcar para la meta.
  • Conocer las demandas que puedan surgir en un futuro conforme el requerimiento que tenga su producto, todo dependiendo del nivel de ventas que haya tenido en una venta anterior, puede sacar sus cálculos para determinar si en un futuro se pueden vender mas productos y por lo tanto pueda requerirse mayor demanda en ellos.
  • Tienen la potestad de reclutar y seleccionar personal que le sea rentable sirviendo como auxiliares al departamento de recurso humanos, puesto que el gerente de ventas debe abordar a cada uno de los postulados para hablarles sobre la función principal del cargo al que están optando en la empresa y de este modo generar cierta confianza en cuanto al cumplimiento de los objetivos laborales que deben tener en cuenta para ingresar a la nómina.
  • Debe compensar a los trabajadores por su gran rendimiento, puesto que ellos son el motor de una empresa para que pueda surgir enormemente en el mercado.

Secretario Pastoral

Es el encargado de acompañar al directivo pastoral en cualesquiera de sus presentaciones en distintas actividades que necesiten de apoyo logístico y estratégico en las diversas movilizaciones que tengan que ver con las instituciones religiosas, por lo que tiene la función de organizar lasa técnicas y estrategias guiadas al buen funcionamiento de la representación teóloga en diversos sitios. (ver artículo: Estructura Matricial)

Importancia de una Secretaria

La importancia de una secretaria radica en que es la base de una organización o empresa, ya que participa de manera directa en cuanto al desarrollo social y económico de la misma, usando sus conocimientos y sirviendo de apoyo para el patronado, tiene funciones esenciales que serían tediosas de atender para cualquier ejecutivo que se mantenga ocupado en demás responsabilidades que acarreen mayor labor funcional.

Una secretaria debe ser:

  • Sincera.
  • Segura.
  • Puntal.
  • Inteligente.
  • Con iniciativa propia.
  • Neutral.
  • Leal.
  • Hábil.
  • Discreta.
  • Cordial.
  • Cortés.

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